Melhores práticas para envio de E-mails Profissionais

Orientação para usuários de computadores em seu local de trabalho

Lembra-se do tempo em que as cartas comerciais formais eram datilografadas com perfeição? Ou em que as chamadas dos vendedores eram sempre iniciadas com um bate-papo agradável antes de tratar de negócios?

Não há dúvidas de que o email mudou drasticamente o modo como nos comunicamos — e do ponto de vista comercial, nem sempre para melhor.

Nem sempre o assunto é o que conta
onsidere um cenário de emails comuns que são trocados todos os dias em empresas como a sua:

1. Um cliente potencial encontra algo interessante em seu site e envia um email pedindo mais informações. Procurando ter uma atitude proativa, você dispara uma resposta rápida e pressiona o botão “enviar”. Será que você poderia ter dedicado um pouco mais de tempo para causar uma impressão melhor? Por exemplo:

• Você se dirigiu ao cliente pelo nome e usou uma saudação adequada?
• Você leu o seu email com atenção procurando erros antes de enviá-lo?
• Você usou um corretor ortográfico?
• O tom da sua mensagem foi amigável e disponível?
• Você encorajou a continuação do contato?

2. Você está enviando aos seus contatos de vendas uma lista de preços atualizada. Você tem certeza de que eles estarão todos interessados, então você cria um único e enorme email para economizar o seu tempo e esforço. Mas você chegou a pensar que talvez uma abordagem mais pessoal trouxesse melhores resultados? Ainda:

• Você mencionou que entrará em contato por telefone caso tenham alguma dúvida — garantindo a você a oportunidade de um contato mais pessoal?
• Você mandou a lista de preços como um anexo ou no corpo da mensagem?
• Usou texto sem formatação em vez de html?
• A linha de assunto era clara e objetiva?
• Passou um corretor ortográfico antes de pressionar o botão “enviar”?

Infelizmente, na comunicação via email geralmente falta estilo, não conteúdo. A mensagem que você está enviando pode ser de grande valor para o destinatário, mas talvez isso não fique claro se apresentar tantos problemas. Por exemplo, uma pesquisa de funcionários europeus revelou sentimentos negativos em relação a pessoas que enviam emails com erros de ortografia.

Erros a serem evitados em emails

O uso de boas maneiras é tão importante na hora de enviar um email quanto em um conversa ao telefone com um cliente ou ao realizar uma venda pessoalmente. O email pode não exigir as mesmas boas maneiras, mas o objetivo é o mesmo.

A diferença com o email é que você não está presente quando o destinatário lê a mensagem, portanto, você não pode avaliar uma reação da forma que faria ao telefone ou pessoalmente. Após pressionar o botão “enviar”, você não pode mais ajustar seus comentários. Portanto você precisa acertar de primeira — ou pode acabar perdendo clientes e negócios. Aqui estão algumas dicas básicas do que fazer e do que não fazer em um email:

• Ao comunicar-se com alguém que não conhece ou não conhece bem, use um tom mais formal, incluindo uma saudação adequada e o nome da pessoa sempre que possível.
• Use uma linha de assunto direta que passe com precisão o objetivo do seu email
• Diga o que tem a dizer, mas seja conciso
• O tipo da fonte e o tamanho do ponto do texto devem ser de fácil leitura (alguns estudos indicam que Verdana ou Arial em 10 pontos são as mais fáceis para leitura online). Evite toques decorativos muito elaborados em comunicações comerciais.
• Para reduzir o risco de espalhar vírus, envie a mensagem em texto sem formatação e nunca envie anexos sem solicitar permissão antes. Além disso, mantenha o seu software antivírus atualizado. O Microsoft Office e o Outlook 2007 possuem vários recursos que ajudam a reduzir o risco de vírus e de lixo eletrônico que possa conter vírus.
• Use uma assinatura de email ou um v-card que contenha seus dados para contato completos, incluindo número de telefone e o nome da sua empresa
• Passe sempre um corretor ortográfico nas suas mensagens para corrigir erros de gramática ou outros problemas antes de enviar o email
• Evite humorismo, comentários casuais ou gírias que podem ser mal-interpretados
• Ao receber um email de um remetente legítimo (em vez de um spammer), confirme sempre o recebimento em até 24 horas, mesmo se não puder oferecer uma resposta completa imediatamente. No Microsoft Outlook 2003, você pode usar o recurso de Sinalizadores Rápidos para marcar as mensagens com prioridade ou urgência
• Se for ausentar-se por mais de 24 horas, use uma resposta automática de “fora do escritório”

Em boa parte, as boas maneiras em emails seguem o bom senso comum. Você sabe como se comportar com um cliente em uma reunião face a face ou ao telefone. Com um pouco de esforço e com a ajuda das ferramentas de email, como as do Outlook 2003, você pode criar mensagens de email que transmitem a mesma cortesia e respeito – e assim você poderá obter o mesmo para a sua empresa.

Fonte: Microsoft

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